Role a odpovědnost definují, kdo ve firmě za co zodpovídá a jaké má pravomoci. Jasné vymezení rolí předchází zmatkům, duplicitám a mezerám v práci – každý ví, co má dělat a co může očekávat od ostatních.
V malé firmě často jeden člověk dělá všechno – majitel je zároveň obchodníkem, účetním i skladníkem. S růstem tento model přestává fungovat. Přibývají lidé, úkoly se překrývají nebo propadají, nikdo neví, kdo má rozhodnout. Výsledkem jsou konflikty, zdvojená práce a věci, které nikdo neudělal, protože si každý myslel, že je to na někom jiném.
Jasně definované role řeší několik problémů najednou. Zaměstnanci vědí, co se od nich očekává – mohou se soustředit na svou práci místo dohadování, kdo co udělá. Vedení může delegovat s jistotou, že úkoly mají svého vlastníka. A při hodnocení výkonu existuje měřítko, podle kterého lze posoudit, zda člověk svou roli plní.
Role není totéž co pozice. Pozice je formální místo v organizační struktuře (marketingový manažer). Role popisuje konkrétní odpovědnosti a pravomoci (zodpovídá za online kampaně, spravuje rozpočet do 100 tisíc měsíčně, reportuje obchodnímu řediteli). Jeden člověk může mít více rolí a jedna role může být sdílená více lidmi.
Začněte mapováním všech činností, které ve firmě probíhají. Od strategických rozhodnutí přes běžné operace až po podpůrné funkce. U každé činnosti určete, kdo ji aktuálně dělá, kdo by ji měl dělat a kdo za ni nese konečnou odpovědnost. Toto cvičení často odhalí překryvy i mezery.
Užitečným nástrojem je matice RACI. Pro každý proces nebo rozhodnutí určíte čtyři role: Responsible (kdo práci vykonává), Accountable (kdo nese konečnou odpovědnost), Consulted (s kým se konzultuje) a Informed (kdo má být informován). Tím vznikne jasná mapa, která eliminuje nejasnosti typu „myslel jsem, že to děláš ty”.
Popisy rolí by měly obsahovat účel role (proč existuje), klíčové odpovědnosti (za co člověk zodpovídá), pravomoci (co může rozhodovat sám), vazby (komu reportuje, s kým spolupracuje) a měřítka úspěchu (jak poznáme, že roli plní dobře). Vyvarujte se vágních formulací – „zodpovídá za marketing” neříká nic, „zodpovídá za generování 50 kvalifikovaných leadů měsíčně” je konkrétní.
Odpovědnost musí jít ruku v ruce s pravomocemi. Pokud někdo zodpovídá za výsledek, musí mít možnost ovlivnit, jak ho dosáhne. Odpovědnost bez pravomocí vede k frustraci – člověk je hodnocen za něco, co nemůže ovlivnit. Pravomoci bez odpovědnosti vedou k chaosu – někdo rozhoduje, ale nikdo nenese důsledky.
Komunikujte role transparentně. Nejde jen o to, aby každý znal svou roli – důležité je, aby všichni věděli, kdo má jakou roli. Sdílená organizační struktura a popisy rolí umožňují efektivní spolupráci. Lidé vědí, na koho se obrátit s jakým problémem.
Role se musí vyvíjet s firmou. Co fungovalo při deseti lidech, nefunguje při padesáti. Pravidelně revidujte, zda aktuální rozdělení odpovědností dává smysl. Zejména při růstu, reorganizacích nebo změnách strategie je třeba role přehodnotit.
Nejčastějším problémem je formální definice bez reálného dodržování. Máte krásné popisy rolí v dokumentech, ale v praxi se rozhoduje jinak. Senior člověk zasahuje do odpovědností juniorního, majitel přeskakuje manažery a dává úkoly přímo lidem. Definice rolí funguje jen tehdy, když ji všichni respektují – včetně vedení.
Problematická je přílišná rigidita. Striktní lpění na „tohle není v mém popisu práce” zabíjí flexibilitu a spolupráci. Role by měly být jasné, ale ne svazující. Zejména v menších firmách musí být lidé ochotni překročit hranice své role, když je třeba.
Pozor na příliš mnoho vrstev a nejasné pravomoci. Když každé rozhodnutí vyžaduje souhlas tří lidí, firma se zasekne. Definujte jasně, kdo může rozhodovat sám, co vyžaduje konzultaci a co schválení. Posuňte rozhodování co nejníže – k lidem, kteří mají informace a nesou důsledky.
V rychle rostoucích firmách role často zaostávají za realitou. Člověk nastoupil jako jediný marketér a teď vede tým pěti lidí, ale jeho role se formálně nezměnila. Nebo naopak – někdo má stále odpovědnosti z doby, kdy firma byla menší, i když už dávno nedávají smysl. Pravidelná revize je nutnost.
Definování rolí není jednorázový projekt, ale kontinuální proces. Organizace se mění, lidé odcházejí a přicházejí, strategie se vyvíjí. Dokumenty zastarávají rychleji, než si myslíte.
Jasně definované role a odpovědnosti jsou základem funkční organizace. Každý ví, co má dělat a co může očekávat od ostatních. Používejte nástroje jako RACI pro komplexní procesy, ale nezapomeňte, že dokumenty fungují jen tehdy, když odpovídají realitě. Revidujte role pravidelně a zajistěte, aby odpovědnost šla ruku v ruce s pravomocemi.
« Zpátky na Slovník pojmůObjevili jste v článku nepřesnosti, nebo byste ho naopak chtěli doplnit? Napište mi!