Datová schránka je elektronický nástroj pro doručování úředních dokumentů mezi orgány veřejné moci a fyzickými nebo právnickými osobami. Funguje jako zabezpečená emailová schránka s právními účinky – zpráva doručená do datové schránky má stejnou platnost jako doporučený dopis. Pro právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku a některé další subjekty je datová schránka povinná.
Povinně zřízenou datovou schránku mají právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku (s.r.o., a.s. a další), advokáti, daňoví poradci, insolvenční správci a některé další profese. Od roku 2023 se povinnost rozšířila na všechny OSVČ a právnické osoby nezapsané v obchodním rejstříku, které mají zpřístupněnou datovou schránku.
Fyzické osoby si mohou datovou schránku zřídit dobrovolně. Jakmile je jednou aktivována, stává se primárním kanálem pro doručování od úřadů – nelze se vrátit k papírové komunikaci. Proto zvažte, zda jste připraveni schránku pravidelně kontrolovat.
Automatické zřízení proběhlo pro všechny s.r.o. a další obchodní společnosti. Pokud jste založili firmu, datovou schránku máte. Přihlašovací údaje jste obdrželi poštou na adresu jednatele. Pokud jste je neobdrželi nebo ztratili, lze požádat o nové na Czech POINTu.
Přihlášení probíhá přes webový portál mojedatovaschranka.cz nebo mobilní aplikaci. K přihlášení potřebujete přihlašovací údaje (jméno a heslo) nebo elektronickou identitu (eObčanka, bankovní identita). Po prvním přihlášení systém vyžaduje změnu hesla.
Doručení zprávy nastává okamžikem přihlášení do schránky, nejpozději však desátým dnem od dodání zprávy do schránky (fikce doručení). To znamená, že i nepřečtená zpráva se po deseti dnech považuje za doručenou se všemi právními důsledky. Nekontrolovat schránku je jako nevybírat poštu – následky nesete vy.
Odesílání zpráv úřadům je zdarma a nahrazuje doporučené dopisy. Většina podání vůči státní správě – daňová přiznání, žádosti, odvolání – lze podat datovou schránkou. Komunikace s úřady je tak rychlejší a prokazatelná.
Ukládání zpráv má časové omezení. Zprávy starší 90 dnů systém automaticky maže. Pro archivaci je třeba zprávy stáhnout nebo využít placenou službu Datový trezor. Neukládejte důležité dokumenty pouze v datové schránce – zálohujte je.
Konverze dokumentů umožňuje převod mezi elektronickou a papírovou podobou s ověřením. Autorizovaná konverze na Czech POINTu převede elektronický dokument na papír s ověřovací doložkou a naopak. To je užitečné, když potřebujete dokument v jiné formě.
Komunikace s finančním úřadem je hlavním využitím. Daňová přiznání, kontrolní hlášení DPH, žádosti o vrácení přeplatku – vše lze podat elektronicky. Pro plátce DPH je elektronické podání dokonce povinné.
Komunikace s dalšími úřady – ČSSZ, zdravotní pojišťovny, živnostenský úřad, obchodní rejstřík – probíhá stejně. Odpadá tisk, obálky, cesty na poštu a čekání ve frontách. Podání je okamžité a máte důkaz o doručení.
Příjem úředních dokumentů je druhá strana mince. Výzvy, rozhodnutí, platební výměry – vše přichází do datové schránky. Nastavte si emailové nebo SMS notifikace, abyste o nových zprávách věděli okamžitě. Nepřečtená výzva s desetidenní lhůtou může mít vážné následky.
Pověření jiné osoby k přístupu do schránky je možné a vhodné. Můžete pověřit účetního, asistenta nebo externí firmu. Nastavíte rozsah oprávnění – jen čtení, nebo i odesílání. Minimálně dva lidé by měli mít přístup pro případ nemoci nebo dovolené.
Propojení s účetním software zefektivňuje práci. Mnoho programů umí zprávy z datové schránky automaticky stahovat a třídit. Faktury od státních institucí, rozhodnutí o daních – vše se integruje do vašeho systému.
Nekontrolovaná schránka je nejčastější problém. Fikce doručení po deseti dnech běží bez ohledu na to, zda jste zprávu četli. Zmeškané lhůty, propadlé odvolání, nepodané daňové přiznání – důsledky jsou reálné. Nastavte notifikace a kontrolujte pravidelně.
Ztracené přihlašovací údaje lze obnovit na Czech POINTu nebo přes bankovní identitu. Proces trvá několik dní, během kterých nemáte přístup. Mějte přihlašovací údaje bezpečně uložené a zálohu přístupu přes jinou osobu.
Technické problémy se systémem se občas vyskytují. V den podání důležitého dokumentu raději počítejte s rezervou. Podávat daňové přiznání minutu před půlnocí posledního dne je risk.
Spam a podvody existují i v datových schránkách. Ověřujte odesílatele, buďte obezřetní u neočekávaných výzev k platbě. Úřady mají své ID datové schránky, které lze ověřit.
Datová schránka je povinností pro většinu podnikatelů a zároveň praktickým nástrojem pro rychlou a prokazatelnou komunikaci s úřady. Nastavte notifikace, pravidelně kontrolujte, pověřte záložní osobu přístupem a archivujte důležité dokumenty mimo systém. Správně využívaná datová schránka šetří čas i peníze.
« Zpátky na Slovník pojmůObjevili jste v článku nepřesnosti, nebo byste ho naopak chtěli doplnit? Napište mi!