Daňová evidence je zjednodušená forma sledování příjmů a výdajů, kterou mohou vést fyzické osoby (OSVČ) nezapsané v obchodním rejstříku. Na rozdíl od podvojného účetnictví eviduje pouze peněžní toky a majetek – nepracuje s výnosy, náklady, časovým rozlišením ani složitými účetními operacemi. Výstupem je přehled příjmů a výdajů pro výpočet základu daně z příjmů.
Daňovou evidenci mohou vést fyzické osoby s příjmy z podnikání nebo jiné samostatné výdělečné činnosti, které nejsou účetní jednotkou. Účetní jednotkou se OSVČ stává zápisem do obchodního rejstříku nebo překročením obratu 25 milionů korun. Většina drobných živnostníků tedy může volit mezi daňovou evidencí a účetnictvím.
Společnosti s ručením omezeným, akciové společnosti a další právnické osoby musí povinně vést účetnictví. Daňová evidence je nástroj pouze pro fyzické osoby. Pokud přecházíte ze živnosti na s.r.o., budete muset přejít i na účetnictví.
OSVČ uplatňující paušální výdaje nemusí vést ani daňovou evidenci v plném rozsahu – stačí evidence příjmů a pohledávek. Daňová evidence je plnohodnotná alternativa pro ty, kdo chtějí uplatňovat skutečné výdaje, ale nechtějí složitost účetnictví.
Deník příjmů a výdajů je jádrem daňové evidence. Chronologicky zachycuje všechny peněžní operace – příjmy i výdaje, v hotovosti i na účtu. U každého záznamu evidujete datum, částku, popis operace a rozlišení, zda jde o daňově uznatelný nebo neuznatelný pohyb.
Kniha pohledávek a závazků sleduje, co vám dluží odběratelé a co dlužíte dodavatelům. Pohledávka vzniká vystavením faktury, zaniká její úhradou. Evidence pohledávek je důležitá pro přehled o reálném stavu byznysu – tržby v daňové evidenci jsou příjmy, ne fakturace.
Karty dlouhodobého majetku evidují majetek s pořizovací cenou nad 80 000 korun a dobou použitelnosti nad jeden rok. Zaznamenáváte pořízení, technická zhodnocení, odpisy a vyřazení. Odpisy dlouhodobého majetku jsou daňově uznatelným výdajem.
Karty zásob sledují zásoby materiálu a zboží – nákupy, spotřebu, stav. Evidence zásob je povinná pro daňové účely – na konci roku se nespotřebované zásoby vylučují z daňově uznatelných výdajů.
Evidence jízd je nutná pro uplatnění výdajů na dopravu. Buď vedete knihu jízd a uplatňujete skutečné náklady, nebo používáte paušál na dopravu. Kombinace obou způsobů u jednoho vozidla není možná.
Průběžné zapisování je základ. Odkládání záznamů vede k chybám, ztrátě dokladů a stresu na konci roku. Ideálně zapisujte denně nebo týdně. Moderní účetní software nebo i jednoduchá tabulka proces usnadňuje.
Třídění dokladů šetří čas při zápisu i pozdější kontrole. Oddělte příjmy od výdajů, hotovostní operace od bezhotovostních, daňově uznatelné od neuznatelných. Systém složek nebo digitální archiv s konzistentním pojmenováním.
Bankovní výpisy jsou základním podkladem. Stahujte je pravidelně a párujte s vystavenými a přijatými fakturami. Moderní bankovnictví umožňuje automatický import do účetních programů.
Software pro daňovou evidenci výrazně usnadňuje práci. Programy jako Money S3, Pohoda nebo online řešení automatizují výpočty, generují přehledy a připravují podklady pro daňové přiznání. Investice se vrátí v ušetřeném čase a menším riziku chyb.
Roční uzávěrka zahrnuje inventuru – srovnání evidence se skutečností. Zkontrolujte stav pokladny, zůstatek na účtu, stav zásob, neuhrazené pohledávky a závazky. Odchylky opravte nebo zdůvodněte. Výsledkem je podklad pro daňové přiznání.
Výhodou daňové evidence je jednoduchost. Nepracujete s účtovou osnovou, předkontacemi ani složitými souvztažnostmi. Pro běžného živnostníka je srozumitelnější a méně časově náročná. Náklady na vedení nebo externího účetního jsou nižší.
Princip příjmů a výdajů může být výhodný pro cash flow. Zdaňujete až přijaté peníze, ne vystavené faktury. Pokud máte dlouhé splatnosti, daňová povinnost vzniká později než u účetnictví.
Nevýhodou je menší vypovídací schopnost. Daňová evidence neukazuje skutečnou ziskovost v daném období, pouze peněžní toky. Pro komplexnější řízení firmy nebo jednání s bankou může být účetnictví vhodnější.
Při růstu firmy může být přechod na účetnictví nevyhnutelný. Zápis do obchodního rejstříku, překročení obratového limitu nebo změna právní formy znamenají povinnost vést účetnictví. Plánujte přechod s předstihem.
Daňová evidence je praktické řešení pro živnostníky a menší OSVČ. Nabízí jednoduchost při splnění zákonných povinností. Veďte ji průběžně, používejte vhodný software a na konci roku budete mít podklady pro daňové přiznání bez zbytečného stresu. S růstem firmy zvažte přechod na účetnictví pro lepší přehled o hospodaření.
« Zpátky na Slovník pojmůObjevili jste v článku nepřesnosti, nebo byste ho naopak chtěli doplnit? Napište mi!