Účetnictví je systém evidence a vykazování hospodářských operací firmy. Poskytuje přehled o majetku, závazcích, nákladech a výnosech – podklad pro řízení firmy, daňové přiznání a komunikaci s bankami či investory.
Mnoho podnikatelů vnímá účetnictví jako nutné zlo pro finanční úřad. Tím se připravují o cenný nástroj řízení. Správně vedené účetnictví ukazuje, které produkty jsou ziskové, jak se vyvíjí cash flow, kde rostou náklady nebo zda si firma může dovolit investici. Bez těchto informací řídíte naslepo.
V českém prostředí existují dva základní systémy evidence. Účetnictví (dříve podvojné účetnictví) je povinné pro právnické osoby a některé fyzické osoby. Daňová evidence je zjednodušená forma pro menší OSVČ. Obě plní daňovou funkci, ale účetnictví poskytuje komplexnější obraz o hospodaření.
Účetnictví pracuje s akruálním principem – výnosy a náklady se zachycují v období, kdy vznikly, ne kdy proběhla platba. Faktura vystavená v prosinci je výnos prosince, i když zákazník zaplatí v lednu. Daňová evidence pracuje s hotovostním principem – počítá se okamžik platby. Tento rozdíl je zásadní pro pochopení výkazů.
Účetnictví stojí na třech hlavních výkazech. Rozvaha ukazuje stav majetku a zdrojů jeho financování k určitému datu – co firma vlastní (aktiva) a jak to financuje (pasiva). Výkaz zisku a ztráty ukazuje výnosy a náklady za období – kolik firma vydělala nebo prodělala. Cash flow výkaz sleduje skutečné toky peněz – odkud přišly a kam odešly.
Každá hospodářská operace se zapisuje na účty. Nákup zboží, vystavení faktury, platba od zákazníka, výplata mezd – vše má svůj účetní zápis. Účtová osnova definuje strukturu účtů, účtový rozvrh konkretizuje, které účty firma používá. Podvojnost znamená, že každá operace ovlivňuje minimálně dva účty.
Vedení účetnictví můžete zajistit interně (vlastní účetní), externě (účetní firma) nebo kombinací. Pro malé firmy je externí účetní často ekonomičtější – nenesete náklady na zaměstnance a software, máte přístup k odbornosti. S růstem firmy může být výhodnější interní tým s lepší znalostí specifik.
Účetní software zásadně usnadňuje práci. Od jednoduchých cloudových řešení pro živnostníky až po komplexní ERP systémy pro větší firmy. Výběr závisí na složitosti operací, potřebě integrace s dalšími systémy a rozpočtu. Manuální vedení účetnictví je dnes vzácné a nepraktické.
Daňová evidence je jednodušší alternativa pro OSVČ. Evidujete příjmy a výdaje, pohledávky a závazky, majetek. Nevytváříte rozvahu ani výkaz zisku a ztráty v účetním smyslu. Pro daňové účely stačí, ale neposkytuje tak komplexní přehled o hospodaření.
Archivace dokladů je zákonnou povinností. Účetní doklady uchováváte minimálně 5 let, některé až 10 let. Elektronická archivace je přípustná, pokud splňuje požadavky na autenticitu a integritu. Ztráta dokladů může způsobit problémy při kontrole.
Nejčastější chybou je odkládání účtování. Hromadění dokladů vede k chaosu, chybám a stresovým uzávěrkám. Nastavte si pravidelný rytmus – ideálně průběžné účtování s měsíční kontrolou. Účetní pracující s dvouměsíčním zpožděním vám nedá aktuální informace pro rozhodování.
Problémem je také zaměňování účetnictví za daňovou optimalizaci. Někteří podnikatelé chtějí po účetních hlavně minimalizaci daní, i za cenu zkreslení reality. Účetnictví má ukazovat pravdivý obraz hospodaření – manipulace s čísly je nejen neetická, ale v extrémních případech i trestná.
Pozor na neznalost vlastních čísel. Pokud nerozumíte účetním výkazům a spoléháte jen na účetního, ztrácíte kontrolu nad firmou. Naučte se číst alespoň základní výkazy – rozvahu, výsledovku a cash flow. Nevíte-li, kam se ptát, nevíte, jestli odpovědi dávají smysl.
Podceňování interních kontrol je riziko zejména u rostoucích firem. Bez kontrol vzniká prostor pro chyby i podvody. Oddělení pravomocí, schvalování plateb, pravidelné inventury – to jsou základní opatření, která chrání majetek firmy.
Cash flow versus zisk je častý zdroj problémů. Firma může být účetně zisková a přitom nemít na zaplacení faktur. Výnosy neznamená peníze na účtu. Sledujte cash flow stejně pečlivě jako ziskovost.
Účetnictví je víc než daňová povinnost – je to zdroj informací pro řízení firmy. Veďte ho průběžně a správně, rozumějte svým výkazům a používejte data pro rozhodování. Volte formu evidence podle velikosti a složitosti podnikání. A pamatujte, že účetnictví má ukazovat pravdu o hospodaření, ne jen minimalizovat daně.
« Zpátky na Slovník pojmůObjevili jste v článku nepřesnosti, nebo byste ho naopak chtěli doplnit? Napište mi!