09. Jak získat úžasné zaměstnance

To, jak rychle zvládnete ve svém byznysu růst, ovlivňuje skutečnost, jestli se naučíte delegovat svoji práci na ostatní. Ano, je to těžké, a určitě si myslíte, že to nikdo lépe než vy neudělá (a věřím, že tomu tak často i bude) a že to svépomocí zvládnete levněji. Ale matematika je neúprosná a den má jen omezený počet hodin. Jestli se tedy chcete posunout dál, bude nezbytný nábor zaměstnanců.

Pojďme se podívat, jak se buduje dream team, ve kterém optimálně každý váš kolega bude ve své specializaci lepší, než jste byl kdy vy sám.

Pracujte s těmi nejlepšími

Je jasné, že na začátku nebudete mít rozpočet zaplatit si jen áčkové lidi, ale i tak se snažte stále pracovat s co nejlepšími lidmi, které si můžete dovolit. Často i lidi bez zkušeností, za třetinový plat, dovedou odvést lepší práci (pokud se jim dostatečně věnujete) než zkušení matadoři, kteří už řeší spíš splátky hypotéky, než že by dobrovolně pracovali nad rámec toho, co jim dává smlouva.

Nábor

Jeden z nejtěžších kroků vás čeká hned na začátku, při hledání nových zaměstnanců. Musíte počítat s tím, že stejně jako při prvním rande, i při pohovoru se bude člověk naproti vám snažit ukázat v co nejlepším světle. Často až po několika týdnech poznáte jeho pravý charakter. Bude tedy na vašich schopnostech a zkušenostech, zdali skrz obal prokouknete i skutečný obsah.

Kde hledat zaměstnance

Každý obor má svá místa, kde se hledají nejvhodnější zaměstnanci . Relevantní místo můžete najít i tak, když se zasníte nad tím,, kde by se váš snový zaměstnanec mohl pohybovat. Buďte v hledání kreativní a nezaměřujte se jen na tradiční zdroje typu Jobs.cz nebo Annonce. Někdy se takový člověk může pohybovat např. i mezi vašimi zákazníky. Pokud hledáte lidi formou inzerátů, buďte originální, třeba i trošku vtipní (ale stále mluvte tonalitou vaší značky a nebuďte trapní) a nebojte se investovat peníze do placených pozic inzertních portálů. U hodně strategických pozic můžete zkusit využít služeb profesionálních hledačů – headhunterů. V obou případech budete lépe vidět, dostanou se k vám kvalitní lidé, ze kterých budete moci vybírat, a nebudete muset ztrácet čas.

Také se nebojte dané lidi oslovit přímo – ať už přes LinkedIn, Facebook, či osobně. V dnešní době, kdy jsou ti skutečně šikovní lidi zavaleni nabídkami, nemůžete spoléhat, že daného člověka oslovíte pasivně nudným inzerátem a že on po vás hned skočí.

Jak si vybírat z životopisů

Když budete mít štěstí a přistane vám na stole větší počet životopisů, udělejte si první výběr a odstraňte v prvním kole ty na první pohled nerelevantní. Asi totiž nebudete mít čas na to se scházet s úplně každým. U těch zbylých dané poptávky zkoumejte podrobněji – je z nich vidět zájem uchazeče? Přečetl si něco o firmě a ví, kam se hlásí? Nebo spíš vypadá, že prostě odeslal své CV na desítky míst? Také mrkněte na jeho profil na sociálních sítích – vystupuje tam jako člověk, se kterým byste chtěli trávit 8 hodin denně? Má z toho, co uvádí v životopise, nějaké zajímavé dovednosti, které by se vám hodily?

Mně osobně se osvědčilo moc neřešit školy – to, že někdo vystuduje vysokou školu, o něm říká hlavně to, že je schopný 5 let chodit na jedno místo a průběžně si krátkodobě pamatovat informace, které se po něm chtějí u zkoušek. Vůbec nic to ale nevypovídá o jeho dovednostech a schopnostech. A samotné vědomosti ze školy budou na 95 %, pokud nejde o nějaké hodně tradiční a neměnné obory, buď nerelevantní, nebo zastaralé.

Hledáte člověka s potenciálem naučit se činnost, kterou mu chcete předat do kompetence. Takže ani tak nehledejte roky zkušeností v oboru (což je samozřejmě plus, ale u mnoha mladších kandidátů je to z povahy věci spíš nereálné), ale spíš viditelnou snahu se učit (což zase více poznáte spíš při pohovoru než z životopisu).

Jak vést pohovor

Jakmile jste si vybrali své kandidáty, domluvte se na pohovoru. V dnešní době už zákonitě nemusí probíhat osobně, rovnocennou náhradou je online pohovor. Ale při osobním setkání můžete lépe sledovat neverbální komunikaci, která vám dokáže v mnohém napovědět. Proto se snažte se s kandidátem potkat alespoň jednou osobně, než mu práci nabídnete.

U samotného pohovoru se snažte vybudovat neformální a uvolněnou atmosféru. Je velká šance, že bude daný člověk nervózní. Neformální atmosférou se více uvolní a bude sám sebou.

Samozřejmě nepokládejte klišé otázky typu: “Kde se vidíte za 5 let”, nebo: “Jaké jsou vaše negativní vlastnosti” (mimochodem na to existuje jen jedna správná odpověď: “Až moc času věnuji práci a zanedbávám tak rodinu” 🙂 ). Dvě věci, na které se doporučuji  zeptat vždy, jsou tyto:

1. “Proč jste odešli z předchozího zaměstnání”, a tady opatrně, klidně se totiž mohlo stát, že předchozí šéf byl opravdu idiot a odchod dával smysl. A pak:
2. “Proč jste tak často v poslední době střídal zaměstnání”, pokud tedy k takovým změnám v řádech měsíců docházelo. Časté střídání zaměstnavatelů vám totiž může ukázat na konfliktního zaměstnance. Pozor ale na to, že i střídání zaměstnavatelů může mít racionální důvod – tím může být například dokončený úkol, který byl náplní dané spolupráce. Pokud tedy někdo během 2 let 3x až 4x změnil zaměstnavatele (bez racionálního důvodu), tak ho raději neberte.

Představte uchazeči nejdříve svoji firmu, záměry a plány, které máte, a pak samotnou pozici a to co od ní očekáváte. Zbytek času už nechte svého kandidáta mluvit – o sobě, škole, co ho baví, jaké má relevantní zkušenosti k dané pozici atd. Pozorujte, co a jak říká, jak přemýšlí, jak kombinuje myšlenky, a snažte se najít zapálení pro (nějakou/vaši) věc. Pokud zrovna neprovozujete jadernou elektrárnu, tak většinu činností, které potřebujete, se bude chytrý člověk schopný naučit do měsíce. Takže na pohovoru hledáte potvrzení toho, že člověk danou práci skutečně chce, že se na ni hodí a bude schopný se ji naučit. A samozřejmě že zapadne do DNA dané firmy a k ostatním, kteří už zde pracují. Věřte své intuici – pokud je člověk “papírově” výborný, ale lidsky vám nebo vašemu týmu nesedne, neberte ho. Pravděpodobně byste se stejně společně trápili a nakonec by váš pracovní vztah končil rozchodem.

Neorganizujte moc koleček pohovorů. Dva jsou tak akorát, tři se hodí spíš už jen pro opravdu vrcholový management. Ať nepřeberete, nebo ať vhodný kandidát nevezme jinou, jistější nabídku.

A pamatujte, pohovor není jen o tom, že si vy  vybíráte kandidáta, úplně stejně tak on bude hodnotit a vybírat si vás. Nechovejte se jako idioti a zanechte co nejlepší dojem. A to i u kandidátů, které si nevyberete. Zachovejte se k nim férově a dejte jim vždy vědět, že jste se pro ně nerozhodli. Třeba se k vám za pár let znovu vrátí a už se na spolupráci domluvíte, nebo vás doporučí svým známým, či se stanou vašimi klienty.

Reference

Když máte z pohovoru dobrý pocit, posledním krokem, který byste měli udělat, je zjistit si reference na daného člověka. Zkuste si obvolat posledního, ideálně ale poslední 2-3 zaměstnavatele. Byli s daným člověkem spokojení? Proč se rozloučili? Doporučili by ho? Spolupracovali by s ním znovu, kdyby mohli? Jak vycházel uchazeč s ostatními kolegy? Často se takto mohou objevit otazníky, které zdatný manipulátor uměl na pohovoru obejít nebo schovat. Dejte pozor na to, že lidé občas nechtějí o ostatních mluvit negativně i přesto, že se rozešli ve špatném. Proto si při sbírání referencí všímejte i drobných náznaků.

První den v práci

Pokud jste se na spolupráci domluvili, věnujte stejnou péči i tomu, jaký dojem na nového kolegu zanechá první den v jeho práci.

Dovolte mu první den přijít o hodinu později, než se normálně kolegové scházejí. Vyhne se tak počátečnímu hukotu, kdy si lidé dělají kávu a sdělují si zážitky z minulého večera. Mějte připraveného konkrétního člověka, který se nováčka ujme, provede ho po firmě, představí ostatním kolegům, ukáže mu jeho pracovní místo, prostory firmy (kde jsou toalety, kuchyňka), vysvětlí základy jeho práce, obeznámí ho s tím, kdo jsou klienti a co je váš produkt. Začne ho postupně zasvěcovat do podrobností jeho práce. Měl by s ním také zajít na oběd, ať se nováček necítí ztracený, a celkově mu dělat psychickou kotvu, ke které se může první dny upínat. Různé welcome balíčky jsou fajn, ale důležitější je, aby se nový kolega cítil dobře a věděl, že je o něj postaráno a že ví, co se od něj očekává. Není nic horšího, než nováčka posadit ke stolu, kde jsou 3 nové tužky a blok, nic mu neříct a za dva dny se ho překvapeně zeptat, proč ještě nic nedělá.

Jednoduše – snažte se, ať se nový kolega večer po prvním dnu pochlubí přátelům, jak dobře si zaměstnání vybral.

Prodejte se před veřejností

Pamatujte na průběžné budování vašeho firemního PR. Snažte se pracovat na tom, aby vám zajímaví lidé posílali svoje životopisy sami, protože chtějí v takové firmě pracovat.

Existuje spousta cest, jak toho docílit. Pořádejte odborná setkání přímo v prostorách vaší firmy, publikujte, pracujte na sběru referencí od stávajících zaměstnanců a ty publikujte u vás, popř. na službách tomu určených (například Atmoskop). Zkuste svým zaměstnancům nabídnout referenční program, odměnu za každého kandidáta, kterého doporučí a který u vás zůstane i po zkušebce. Často je totiž osobní doporučení zaměstnance 10x silnější než sebevtipnější frikulínský náborový inzerát.

Stejně jako budete pracovat na tom, jak správně prodat své produkty a služby, tak pracujte i na prezentaci své firmy jako suprového zaměstnance před očima odborné veřejnosti. Je to náročná a dlouhodobá investice, ale vrátí se vám.

Motivace a hodnocení

Je 5 věcí, které potřebujeme ke štěstí v práci:

1. dobrý tým kolem sebe,
2. smysluplnou práci,
3. viditelné výsledky,
4. adekvátní odměnu
5. další osobní rozvoj.

Když dokážete dát odměně za práci smysl, propojit vše v jeden celek a docílit, že lidé nebudou chodit do práce jen kvůli penězům, získáte loajální spokojené zaměstnance s jasným cílem a skutečným dlouhodobým výkonem. Zaměstnanci začnou mít dobrý pocit z toho, co dělají, a také sami ze sebe.

Potřeba uznání

Tzv. Maslowova pyramida lidských potřeb říká, že jedna z hluboce zakořeněných lidských potřeb je potřeba seberealizace, uznání a úcty. A na vás je  toto přání naplnit. Peníze jsou fajn, ale přidání je motivující jen krátkodobě. Mnohem lépe (a s dlouhodobějším efektem) působí, pokud dokážete upřímně práci svého kolegy ocenit – buďte proto všímavý k tomu, co kolem vás lidi dělají, zajímejte se o to a nebojte se slovně či písemně svoje uznání pravidelně projevit. Ale ať to nejsou mechanické prázdné fráze typu “dobrá práce”. Ať je v tom projevu znát upřímnost, že jde opravdu z vás a že skutečně víte, co daný člověk udělal.

Finanční odměna

Samotné uznání samozřejmě složenky nezaplatí a je potřeba se řádně věnovat i této formě odměny. Ale na druhou stranu, pokud dáte někomu smysluplnou práci a upřímné uznání za její správné odvedení, tak ne vždy je nutně potřeba platit i tu nejvyšší mzdu na trhu.

Odměna by měla mít jak fixní položku, tak variabilní část, která reflektuje dobré pracovní výsledky a extra snahu. Zkuste ale nastavení bonusů moc nepřekombinovat, ať není příliš složité. Samozřejmě by měl váš zaměstnanec s takovým nastavením souhlasit (úplně nejlepší je, pokud toto složení mzdy zná ještě před svým nástupem) a zároveň by měla být pravidla stejná pro všechny (minimálně na dané pozici, či v oddělení).

Motivační složku dejte vždy jen jako pozitivní položku, tzn. neměl byste mít možnost pomocí ní “trestat”. Stejně tak by variabilní složka měla být opravdu variabilní, tzn. např. od 0 do 20 % z fixní částky a zaměstnanec by nikdy neměl počítat s maximem (např. tedy s 120 %) jako s jistotou. Vždy by měl jistě počítat jen s fixem a měl by se snažit tuto variabilní částku získat, ale měl by pochopit, když se tak nestane. V takovém případě je nezbytné, aby váš zaměstnanec dostal kvalitní zpětnou vazbu, která mu umožní důvody pochopit. Bude tak mít konstruktivní připomínky a příští měsíc se třeba bude snažit lépe.

Variabilní složky mzdy mohou být buď objektivní, to jsou většinou různé přesné úkoly typu “Vyjednej zakázky za 200 000 Kč a dostaneš 10 000 Kč”, popř. subjektivní, kdy vyhodnocení záleží na vašem úsudku manažera. Ale i tyto subjektivní složky se pokuste opřít alespoň o něco měřitelného, ať si kolegové nemyslí, že tam odměny střílíte podle toho, jak jste se vyspal. Vše by mělo být pokud možno transparentní a jasné.

Druhy pracovních smluv

Dohoda o provedení práce

Dohodu o provedení práce (DPP) může zaměstnanec uzavřít s libovolným počtem zaměstnavatelů. Pro každého z nich však může pracovat maximálně 300 hodin za rok. Je to typ smlouvy, který se hodí pro klasický zaměstnanecký poměr.

Pokud měsíční odměna z dohody o provedení práce nepřesáhne 10 000 Kč, neplatí se z výdělku zdravotní ani sociální pojištění.

Dohoda o provedení činnosti

Dohodu o pracovní činnosti (DPČ) může zaměstnanec uzavřít na práci, jejíž rozsah nepřekročí v průměru polovinu stanovené týdenní pracovní doby (tedy 20 hodin týdně). Tento typ smlouvy se hodí pro nárazové, nebo menší brigádní práce.

Když měsíční odměna z dohody o pracovní činnosti nedosáhne 3 500 Kč, nemusí se z ní odvádět zdravotní ani sociální pojištění.

Smlouva o dílo

Třetí možnost, jak zaplatit za něčí práci, je pomocí spolupráce s externisty/podnikateli na základě smlouvy o dílo. Platba se pak hradí proti faktuře za konkrétní odvedenou práci. V takovém případě neřešíte žádné další daně ani poplatky státu, toto vše si zajistí dodavatel sám. Pozor ale, takto byste měli řešit opravdu jen externí a nestálou spolupráci a daný externista by měl mít i jiné klienty a příjmy, jinak se jedná o tzv. Švarcsystém, na který se stát moc mile nedívá.

Práce z domova

Covidová doba nám přinesla jeden z nových jevů – lidé si mnohem více zvykli pracovat z domova a už i takový druh pracovního poměru očekávají (pokud to samozřejmě dává z povahy jejich pozice smysl). Nemělo by vás proto překvapit, že noví zaměstnanci chtějí 1-2 dny v týdnu pracovat z domova, a je na vás, jestli jim to umožníte.

Má to jak svá pozitiva, zaměstnanci ušetří čas, který by jinak trávili dojezdem do práce a zpět, a můžou si rozvrhnout pracovní den dle aktuálních potřeb, tak ale i negativa. Ne každý má totiž tak dobrou morálku, aby pracoval stejně výkonně jako v kanceláři. Nechá se doma rozptylovat, nebo to prostě (ne)vědomě šidí. Stejně tak je dobré si uvědomit, že spousta kreativního myšlení probíhá neplánovaně na náhodných místech při osobním setkávání s kolegy v kanceláři – v kuchyňce, při cigárku, při společných obědech apod. Zkuste najít vhodný mix, kdy využijete pozitiva obou možností, přestože je to logicky náročnější na management a kontrolu.

Spolupráce s externisty

Pamatujte na to, že ne vždy je potřeba daného člověka získat jako zaměstnance. Dokonce jsou obory, kdy se těm opravdu nejlepším ani v nejmenším nevyplatí spolupracovat jinak než externě. Pokud máte krátkodobý projekt a pevně dané penzum práce, zapřemýšlejte nad tím, že byste si na daný úkol nabral specialisty – externisty. Na portálech typu Na volné noze naleznete spoustu jedniček ve svých oborech, a přestože se vám může zdát jejich hodinovka vysoká, tak při bližším zkoumání zjistíte, že se jedná o efektivnější cestu. Stačí, když si vyvážíte přínosy, že spolupráce může začít hned a že po ukončení projektu nemusíte řešit žádné odchodné, s náklady na případného zaměstnance.

Vedení – leadership

Bude na vás a vašich manažerech, abyste svým zaměstnancům dali to správné vedení, které vám pomůže dosáhnout vašich cílů. Úplně stejně jako v armádě, i v byznysu platí, že vojsko je tak silné, jak jsou silní jejich velitelé. Se slabými veliteli i přes dobrými vojáky bitvu nevyhrajete. A silní velitelé si nebudou vybírat slabé vojáky.

Různých příruček a kurzů: “Jak být dobrým manažerem” je hromada. Zkuste ale pracovat se svojí přirozenou intuicí – jak byste chtěli, aby se o vás postaral manager, kdybyste byli na místě svých podřízených? Není to žádná věda – buďte féroví, upřímní, rozhodní a zásadoví. Umějte těžkou situaci odlehčit humorem, buďte empatičtí k potřebám ostatních, mějte svoji morální integritu. Buďte pro ostatní autoritou a charakterem, který stojí za to následovat.

Pracujte hlavně na sobě

Základ dobrého manažera je mít sebereflexi – 100% nejste tak úžasní, ale ani marní, jak si o sobě myslíte 🙂 . Zkuste si při řízení lidí najít svou cestu a styl, který vám sedne a jste v něm autentičtí, ne ten který jste viděli u někoho jiného, nebo jste si o něm přečetli. Při komunikaci s ostatními se chovejte lidsky, zdvořile, ohleduplně a se uvěřitelným zájmem. Nepoužívejte prázdné manažerské fráze, lidé to vždy poznají a vy budete vypadat trapně, nebo slabě.

Pracujte na tom, abyste se jako leader zlepšoval. Najděte si způsob, jak dostávat od ostatních zpětnou vazbu, a připravte své ego, aby bylo schopné takové informace přijmout a vy pak mohli zajistit potřebné kroky ke změně.

Rozvoj ostatních

Vaším největším přínosem pro firmu bude to, že budete svým kolegům poskytovat takové podmínky, které jim umožní dělat pokroky v jejich práci. Zaměřte se na to, abyste v lidech našli a uvolnili jejich skrytý talent a umožnili jim realizovat jejich potenciál. Pokud někoho na dané pozici nedokáže využít, co když se lépe hodí na nějakou jinou pozici ve vaší firmě?

Oslavujte spontánnost a odměňujte originální myšlení. Potlačte své ego a vybudujte ve firmě takovou atmosféru, ve které se ostatní budou zapojovat do rozvoje firmy a lidé se nebudou bát upozorňovat i na negativní věci, jejichž vyřešení může firmě pomoci. Ne proto že by chtěli být kousaví (takové lidi jste vlastně ani nemohli, díky předchozím radám, najmout, že? 🙂 ), ale proto, že cítí upřímnou snahu firmě pomoct.

Dejte práci cíl

Jedním z vašich úkolů lídra je dokázat nadchnout své lidi pro firemní cíl. Nejlépe takový, který obohatí buď jejich životy, nebo životy ostatních. Nemusí to být zrovna objevení léku na rakovinu, stačí to, že svou prací někomu pomohou a ten pak bude šťastnější. To, že jste odvedli dobrou práci, poznáte jednoduše – lidé se sami budou zmiňovat o tom, že se do práce těší, že je to velký rozdíl oproti práci minulé.

Zaměstnanci by měli mít pocit permanentního uspokojení z toho, že dělají něco smysluplného. Měli by mít před sebou neustále “big picture” toho, čeho chce dosáhnout firma, jejich oddělení, a co se očekává od nich. Měli by mít dostatečnou zpětnou vazbu o tom, že dělají dobrou práci nejen od vás, ale i od zákazníků. Najděte si heslo, které je nadchne, najděte si svoje “Chceme být nejlepší v …”, které jim umožní pracovat pro pocit vítězství.

A jako vždy – nepřežeňte to do trapnosti a patetičnosti. Vyhněte se falešným “nabuzovacím” akcím a prázdným frázím. Ať je vše přirozené a dává to v rámci dané situace smysl nejen vám, ale i ostatním.

Neotravujte mimo pracovní dobu

Díky internetu, e-mailům, chytrým telefonům a všem dalším komunikačním nástrojům jsme si tak nějak zvykli, že si vše  můžeme zjistit nebo zařídit skoro okamžitě. Pamatujte na to, že i když vy věnujete práci veškerý volný čas, tak zaměstnanec nemusí a ani byste to od něj neměli očekávat. Kupujete si 8 hodin jeho pracovního dne, tečka. Cokoliv dostanete navíc, je fajn, ale neměl byste to vyžadovat a nárokovat jen proto, že pro vás to je normální. Vy jste majitel firmy, oni ne.

Takže i když vás napadne nějaký úžasný nápad v sobotu večer, tak si ho buď napište do zápisníku a pořešte v pondělí dopoledne, nebo když už to napsat mailem musíte, tak využijte možnost odložit samotné odeslání na nejbližší pracovní den. Dejte kolegům možnost si odpočinout.

Fáze růstu firmy

Je přirozené, že vaše firma bude postupně procházet několika životními fázemi. Stejně jako dospívá vaše dítě a vy se k němu postupně chováte jinak, bude se to samé dít i ve firmě.

Pokud jste se rozhodli, že chcete růst, dá se očekávat, že i energie firmy se bude měnit. Jiná je v malé firmě o 5-10 lidech, jiná bude u 50 lidí a výrazně odlišná u firmy o 200 a více lidech. Smiřte se s tím a ostatní na to připravte. Už se nebudete pravidelně scházet po večerech na pivu jako celá firma, ale asi jen po jednotlivých odděleních, nebo jen dílčích týmech. Už se všichni nebudete znát osobně, ne všichni budou znát vzájemně své koníčky a zájmy. Je to přirozené a úplně stejně tak je přirozené, že v rámci “generační výměny” se najdou mezi “staršími” nespokojenci, kteří budou volat po starých časech, se změnami se nesžijí a budou chtít odejít. Je určitě dobré takové lidi ve firmě udržet, ale reálně je pravděpodobnější, že se společně rozloučíte.

Z taťky alfa samcem

Růst firmy bude vyžadovat změnu chování i u vás. Z “taťky/mamky”, který se s každým ve firmě dobře osobně znal a kamarádil, byste se pomalu měli pomalu stát “alfa samcem/samicí”. Šéfem, který je už trošku od ostatních vzdálen a více se věnuje vedení než osobním vazbám se všemi zaměstnanci. Není to už ani časově reálné a zároveň nechcete, aby vznikaly dohady o tom, jestli náhodou někomu nenadržujete jen proto, že se jako šéf s dotyčným kamarádíte. A také se připravte se na to, že když s někým z kolegů budete chtít jít na oběd, bude čekat spíš vyhazov nebo průšvih než nezávazný pokec 🙂 .

Nikdy se ale nevzdalte od ostatních úplně. Pokud je to možné, vyvarujte se kanceláře oddělené od ostatních a každý den si najděte čas, kdy se mezi ostatními projdete, pobavíte se s pár lidmi a nacítíte atmosféru a náladu ve firmě.

Nenechte svoje know-how pláchnout

Už při firmě o několika jednotkách zaměstnanců se vyplatí přemýšlet nad systémem, který umožní uchovat těžce nabyté know-how zaměstnanců ve firmě. Za začátku to klidně může být sdílený excel, nebo word, není nutné mít na to hned specializované wiki služby typu Slab. Ale naučte ostatní, aby důležité kontakty, procesy, poznámky, vědomosti a cokoliv relevantního ukládali na jednotné místo a nenechávali si je jen buď ve své hlavě, nebo na svém disku.

Pak se vám nemůže stát, že s odchodem zaměstnance přijdete i o cenné know-how, kontakty atp.

Zpětná vazba

Nastavte si pravidelné hodnotící schůzky, kdy poskytnete svým zaměstnancům zpětnou vazbu. Z té by se měli dozvědět, co se jim povedlo a s čím jste spokojeni, ale i konstruktivní připomínky k tomu, co by mohli zlepšit. A budu se opakovat – nepřežeňte to. Neudělejte z toho “excel porno” o desítkách řádků a metrik, ve kterých se časem nebudete orientovat ani vy sami, natož zaměstnanci. Ti by to nakonec mohli začít ignorovat a brát takové schůzky jen jako nutné zlo.

Nastavte si smysluplné frekvence (čtvrtletní / pololetní max) schůzek. Vy dané období vyhodnotíte, jak už je zmíněno výše, ale také nezapomeňte nastavit očekávání na další období a přijměte i zpětnou vazbu směrem k vám. A co je nejdůležitější, jakékoliv negativní emoce se snažte vyřešit okamžitě, ať se příště scházíte s čistým stolem.

Stejně, jako je důležité, aby připomínky ke zlepšení dostávali zaměstnanci od vás, měli byste i vy být schopni negativní zpětnou vazbu přijmout. Jakkoliv jste “big boss”, pokud chcete, aby bylo ve firmě zdravé ovzduší a vy se posouvali dál, naučte se to.

Otázky, jaké na podobném meetingu můžou padnout, se mohou týkat následujících témat:

• Co považuješ za svůj největší pracovní úspěch?
• Co je tvoje nejoblíbenější činnost, kterou děláš? Co tě baví a motivuje?
• Co tě naopak demotivuje a nerad děláš?
• Máš mezi svými kolegy konflikty, které ti zkazí den?
• Pokud bys firmu řídil ty a měl možnost cokoliv změnit, aby byla úspěšnější, co by to bylo?

Nezapomeňte, že vyslechnutí odpovědí na vaše otázky je jen jedna část práce, tou druhou je zajistit, aby vše, co vaše zaměstnance trápí, bylo do příště vyřešeno, nebo aby věděli, co se s tím děje. Ať nejste jen černá díra na zpovědi.

Fluktuace zaměstnanců

Vše to, o čem jsme si teď říkali, má jeden pozitivní efekt. Pokud budete tyto rady následovat, patrně se zvýší spokojenost vašich zaměstnanců a sníží jejich fluktuace. Nízká motivace a odměny, špatné vedení, malá věrnost, nulová možnost osobního růstu, to vše povede k tomu, že budete neustále řešit nábory nových lidí a jejich zaučování. To vede k nižší efektivitě vás a zpomalení růstu celé firmy. A to asi nechcete, že? 🙂 Tak hybaj zařídit vše potřebné!

Konflikty

Jako v osobním životě, i v tom pracovním budete čas od času řešit problémy a různé křivdy mezi kolegy. V 95 % případů jsou všechny konflikty vyvolané jen chybnou interpretací slov nebo činů toho druhého. Nejvíc je to znát v psané formě komunikace, kdy jeden nevinný vykřičník na jedné straně dokáže vytvořit bouři ve sklenici vody na straně druhé. Pamatujte na to a snažte se vždy konflikty vyřešit nejdříve tím, že si pořádně vyslechnete obě strany a pokusíte se zjistit, jestli tam  není jen nějaké velké nepochopení. Většinou tomu tak je a citlivá komunikace v soukromí pak může vše vysvětlit a vyřešit.

Pojďme se podívat na nejčastější příčiny mezilidských konfliktů:

Šikana/bossing

Tohle téma není jen výsadou armády nebo školy. Šikana, povětšinou psychická, může nastat i u vás. A může být takovými lidmi tak dobře zastírána, že si toho nevšimnete. A můžete ji nevědomky dělat i vy sami. Vybudujte ve vaší firmě takové nástroje a důvěru, aby lidé, co se cítí svým nadřízeným šikanováni, měli možnost dát anonymně lidem nad svým nadřízeným vědět. Na vás pak je, abyste zjistili co nejvíce informací a situaci spravedlivě vyřešili.

Platové rozdíly

Může se stát, že přestože jsou informace o platech neveřejnou věcí, lidé si výši svých platů poví. Snažte se ostatní odrazovat od toho, aby takové informace sdíleli, ale myslete na to, že to tomu nikdy úplně nezamezíte. Křivdám ale můžete předejít, stačí mít jasně nastavený a transparentní způsob odměňování. Budete pak moci legitimně říct: “Ano, Franta bere víc než ty, ale je ve firmě o 5 let déle, má lepší osobní hodnocení a více přesčasů. Toho všeho můžeš dosáhnout i ty.”.

Kuchyňka

Ach, křivdy z kuchyňky! Kdo co neuklidil, nevybral nádobí z myčky, zanechal v lednici, neodnesl si krabičky. Evergreen každé kanceláře. Tady vás čeká důsledná osvětová práce na úrovni učitelů z mateřské školy. A obrňte se trpělivostí. Pevně doufám, že na toto jednou vznikne start-up, který podobné konflikty jednou pro vždy vyřeší a udělá tak svět skutečně lepším místem 🙂 .

Psi v kanclu

Chápu, že chcete být strašně cool a moderní, být “dog friendly” a umožnit zaměstnancům vodit si do práce svoje mazlíčky. Jenže z toho, co je roztomilé na začátku, se časem stane příčina většiny konfliktů a problémů mezi lidmi. Kupodivu totiž ne všichni jsou ochotni tolerovat čtyřnohé parťáky, kteří (v lepším případě) čmuchající u stolu v době, kdy se musí připravovat na závěrku. Popravdě nevím moc o případech, kde by tohle dlouhodobě fungovalo. Takže jestli můžu doporučit, usekněte takové aktivity hned na začátku. Vyhnete se třeba i tomu, že si někdo mazlíčka pořídí jen proto, že teď ho v práci mít může.

Interní melouchy

Zkuste se vyvarovat i situacím, kdy si bude některý z kolegů přivydělávat osobními melouchy pro vaše zaměstnance. Je lepší to zatrhnout hned na začátku, než potom řešit, že ostatní kolegové cítí křivdu, protože si kolega vydělal něco navíc, že si zákazník stěžuje na odvedenou práci, protože nedokáže odlišit osobní přivýdělek zaměstnance od aktivity firmy, nebo že daný zaměstnanec věnuje pracovní čas osobním kšeftíkům.

Spolupráce mezi odděleními

Často se stává, že spolupráce v rámci jednoho oddělení funguje výborně, všichni jsou kamarádi a táhnou za jeden provaz. Ale problémy nastanou, když musí v rámci své práce spolupracovat s oddělením jiným. Jak je možné, že mně odpověděli až za hodinu? Proč pro ně můj požadavek není důležitý?

Co pomáhá, je informovanost o tom, co je náplní každého z oddělení. Ostatní tak lépe pochopí, jaké mají oddělení priority, takže pak budou vědět, že zrovna jejich požadavky, které právě pro ně samotné mají vysokou prioritu, už takovou prioritu v kontaktovaném oddělení mít nemusí. Také je dobré mít v každém oddělení jednu osobu, která bude dohlížet, aby komunikace s daným týmem běžela hladce. Není snadné to vyladit, chce to dost práce, pochopení a času, ale dá se to a sklidíte ovoce.

Kuřáci a pozděchodiči

Znáte to: “Pepa chodí vždy o hodinu později než já, to není fér!”, “Martina vykouří denně 10 cigaret, zatímco já musím makat!”. Křivdy z toho, že někdo pracuje kratší dobu než já. I v tomto případě je to pouze o komunikaci. U těch, co chodí pozdě, protože se včasné příchody skutečně nedají jinak zajistit, je vhodné ostatní informovat o tom, proč se to takto děje. Mnohem lépe přijmou, že začíná později kvůli špatnému vlakovému spojení, o to ale pracuje déle večer, kdy už jsou ostatní doma. To samé domluvte i s kuřáky a podobnými případy. Vždy se snažte, aby “provinilec” věděl, že má nějaký ústupek, který je potřeba někde vyvážit, a ostatní s touto domluvou seznamte.

Obědy a pracovní doba

I když je oficiální pracovní doba 8 hodin a přestávka na oběd dlouhá 30 minut, smiřte se s tím, že je utopie vyžadovat striktní dodržování. Pokud nemáte ve firmě závodní kuchyni, není reálné stihnout oběd do půl hodiny. A pokud nejste mág nebo telepat, tak nikdy nedosáhnete toho, aby pro vás někdo v kuse odpracoval 8 hodin čistého času denně. Od velmi dobrých a zapálených lidí očekávejte tak 5-6 hodin pracovního času, které budou věnovat jen vám. Smiřte se s tím a nedělejte kolem toho dusno.

Šéf nemá pravdu!

Často může být problém v tom, že jednoduše nemáte pravdu vy. Na základě nedostatku informací nebo předsudků jste udělali špatné rozhodnutí a teď ostatní přemýšlí, jak vám to opatrně říct a neschytat to od vás. Proto byste si měli průběžně opakovat: “Co když nemám dostatek informací?”, “Co když má pravdu ten druhý a ne já?” Zkuste být k sobě stále tímto způsobem kritičtí a stále si zjišťujte maximum informací pro svá rozhodování. A zároveň budujte ve firmě atmosféru beze strachu, ale s rovnostářským přístupem, kde vy jste jen první mezi sobě rovnými.

“Whenever I’m about to do something, I think, “Would an idiot do that?” and if they would, I do not do that thing.”

Dwight Schrute

Co když to nevyšlo?

Pokud se už stane, že se vaše očekávání se zaměstnancem nesetkají a rozhodnete svoje cesty rozdělit, udělejte to stejně pečlivě, jako když jste se potkali. Aby i lidé, kteří od vás odešli, neměli důvod mluvit o vás zle a v nejlepším případě vás i nadále jako zaměstnavatele doporučovali. Protože pochopili, že rozchod byl oboustranně férovou záležitostí.

Rozejděte se v dobrém

Ať už se mezi vámi stalo cokoliv, při rozchodu udělejte maximum pro to, abyste se rozešli s čistým štítem na obou stranách. Stejně jako při rozchodech ve vztazích, i tady platí to, že kvalita člověka se pozná podle toho, jak na něj budete vzpomínat po vašem rozchodu.

Samotný rozhovor, ve kterém dotyčnému oznámíte, že se vaše cesty rozdělí, veďte stručně a rychle. Není třeba se omlouvat, není potřeba to sáhodlouze vysvětlovat. Prostě jste se dostali do bodu, kdy jiné cesty není, takhle to je a musíme jít dál. Přistupte k tomu pragmaticky, ale zároveň se vší slušností, citem a respektem k tomu, že daný člověk bude muset řešit nenadálou životní situaci. Předejdete tak zbytečným emocím.

Vždy vše vysvětlete

Výpovědi na hodinu dávají manažeři jen ze dvou důvodů – buď jsou do toho náhlými okolnostmi přinuceni, nebo svoje řemeslo neovládají. Pokud je trochu možnost, vždy dejte danému člověku druhou šanci. Vysvětlete mu, proč s jeho prací nejste spokojeni a co má udělat pro zlepšení. Není totiž nic horšího, než bývalý zaměstnanec, který trpí křivdou nespravedlnosti. Takový bude škodit jménu firmy a zaseje sémě pochybnosti o vaší férovosti i mezi stávajícími zaměstnanci.

Pokud váháte

Může se stát, že o některém členu svého týmu váháte, jestli ho tam chcete. Skoro vždy, když takové pochyby máte dlouhodobě, věřte své intuici. Obavy jsou na místě a Occamova břitva říká, že je lepší se rozloučit.

Poslední den

Stejně, jako jste se snažili zpříjemnit zaměstnanci jeho první den v práci, nepodceňte průběh posledního dne. Vyřiďte si spolu všechny byrokratické povinnosti a s čistým stolem zkuste od daného člověka získat zpětnou vazbu. Můžetezjistit, co se mohlo udělat lépe na obou stranách. Dejte mu také prostor a čas rozloučit se svými kolegy, případně i sami připravte drobné rozloučení.